Ufficio Protocollo e Flussi Documentali
L'ufficio regolamenta tutte le procedure attinenti alla gestione del protocollo informatico, attraverso la definizione e l’aggiornamento del Manuale di Gestione documentale, aggiorna i titolari di classificazione, sviluppa le attività di analisi, progettazione e implementazione delle procedure informatizzate per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni.
Assicura la gestione delle attività di registrazione, classificazione, segnatura e smistamento dei documenti ricevuti dall’Ateneo, su supporto analogico e digitale e presidia l’indirizzo di posta elettronica certificata istituzionale.
Promuove la semplificazione amministrativa e la dematerializzazione dei processi, elaborando attività di individuazione e riprogettazione di iter documentali e di procedimenti.
Contatti:
- ufficio.protocollo@unimi.it: per informazioni sui servizi di protocollo o sui servizi postali
- gestione.documentale@unimi.it: per configurazioni del sistema di protocollo informatico e di procedure informatizzate
- helpdesk.archiflow@unimi.it per attività di help desk e segnalazione di anomalie del sistema di protocollo informatico.
Activities
In particolare l'ufficio si occupa di:
• assicurare la gestione informatica delle attività di registrazione, classificazione, segnatura e smistamento dei documenti ricevuti dall’Ateneo, su supporto analogico e digitale, anche attraverso il presidio dell’indirizzo di posta elettronica certificata istituzionale dell’Ateneo
• definire i criteri di abilitazione e attribuire i livelli di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico e per la condivisione dei documenti
• gestire l’aggiornamento dei dati e delle informazioni relativi all’Ateneo nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA)
• organizzare in collaborazione con l’Ufficio Archivi le attività di formazione e consulenza del personale tecnico-amministrativo e bibliotecario sulle disposizioni legislative e regolamentari relative alla gestione documentale, sull’utilizzo della piattaforma di protocollo informatico, sull’utilizzo e sulla validità delle firme elettroniche
• garantire attività di help desk di primo livello sull’utilizzo della piattaforma di protocollo informatico
• sviluppare, in collaborazione con la Direzione ICT, attività di riprogettazione degli iter documentali e dei procedimenti gestiti in Ateneo, con finalità di semplificazione amministrativa e dematerializzazione dei processi
• svolgere attività di monitoraggio sull’utilizzo di software gestionali in Ateneo e pianificare, con la Direzione ICT, il processo di integrazione con la piattaforma di gestione documentale
• curare la preparazione di modulistica elettronica dedicata alla ricezione di istanze e comunicazioni da parte di utenti interni o esterni all’Ateneo
• gestire il servizio di posta interna tra strutture dell’Ateneo, in collaborazione con il fornitore esterno, e i servizi di posta ordinaria o via corriere, verso l’esterno.