Ufficio Archivi
L’Ufficio definisce le regole per la corretta formazione degli archivi e aggiorna il Piano di fascicolazione dei documenti.
Fornisce consulenza alle strutture amministrative per supportarle nei periodici versamenti della documentazione nell’archivio di deposito o storico e nelle attività di selezione e scarto della documentazione amministrativa di Ateneo.
Propone e gestisce progetti di individuazione e riordino dei depositi di documentazione amministrativa dell’Ateneo.
Contatti:
- archivi@unimi.it: per supporto nelle attività di censimento degli archivi di ateneo, informazioni e assistenza su versamenti all’archivio di deposito, procedimenti di scarto archivistico e gestione della consultazione dell'archivio di deposito (richieste interne all'Ateneo).
Activities
In particolare l'ufficio si occupa di:
• proporre e gestire progetti di individuazione e riordino dei depositi di documentazione amministrativa dell’Ateneo, attraverso l’applicazione di metodi scientifici e con la supervisione della Soprintendenza archivistica per la Lombardia
• predisporre gli elenchi topografici e gli strumenti di corredo per migliorare la ricerca e la consultazione della documentazione analogica conservata nei depositi dell’Ateneo
• definire le regole per la corretta formazione e gestione degli archivi analogici e digitali e fornire consulenza alle strutture amministrative per supportarle nei periodici versamenti della documentazione nell’archivio di deposito o storico
• regolamentare tutte le procedure attinenti alla gestione dell’archivio di Ateneo, dalla fase corrente a quella storica, attraverso la definizione e l’aggiornamento del Manuale di gestione documentale e dei suoi allegati
• definire e aggiornare il Piano di fascicolazione dei documenti in collaborazione con le varie strutture amministrative e monitorare l’attività di fascicolazione da parte delle stesse, attraverso l’utilizzo della piattaforma di gestione documentale
• definire, aggiornare e gestire il Piano di conservazione e il Manuale di conservazione dei documenti amministrativi dell’Ateneo
• fornire consulenza alle strutture amministrative per supportarle nelle attività di selezione e scarto della documentazione amministrativa di Ateneo
• predisporre e diffondere, in collaborazione con l’Ufficio Protocollo e Flussi Documentali, le guide informative sugli aspetti giuridici, tecnologici, archivistici e organizzativi della gestione documentale.